Poți fi concediat printr-un email? Află ce spun avocații

Momentul concedierii nu este tocmai plăcut pentru nicio persoană, cu siguranță. Cum ar fi însă să afli despre această noutate prin intermediul unui mesaj electronic pe care-l primești de la angajator? Este legală procedura? Avocații consideră că această modalitate de comunicare a hotărârii nu contravine legii, însă doar dacă sunt respectate anumite condiţii. Despre ce este vorba, afli în articol.

Ce prevede legea?

Concedierea prin email nu este stipulată în legislația muncii din Republica Moldova. Codul Muncii reglementează doar notificările legate de lucru și de contractul individual de muncă care pot fi făcute prin intermediul unei poște electronice. Acest aspect îl vom analiza în continuare.

Potrivit Codului Muncii, contractul individual de muncă încetează în baza ordinului angajatorului, care se aduce la cunoştinţa salariatului, sub semnătură sau prin altă modalitate, care permite confirmarea recepționării sau înștiințării, cel târziu la data eliberării din serviciu, cu excepția cazului în care salariatul nu lucrează până în această zi.

Avocata Cristina Oglinda, din cadrul Biroului Asociat de Avocați „Oglinda și Asociații” spune că „ordinul angajatorului cu privire la încetarea contractului individual de muncă trebuie să conţină referire la articolul, alineatul, punctul şi litera corespunzătoare din lege”.

Ce se întâmplă însă când salariatul nu se află la serviciu și ordinul de desfacere a contractului individual de muncă nu poate să-i fie prezentat direct? În acest caz, documentul despre concediere îi poate fi comunicat inclusiv prin email, afirmă avocatul Vitalie Postolache.
„Angajatorul folosește toate căile legale, cel puțin neinterzise de legi. Poate să transmită dispoziția despre încetarea contractului de muncă printr-un executor judecătoresc, dar această măsură este mai scumpă, poate costa între 500-1000 lei. Cel mai simplu este să trimită ordinul prin intermediul unei scrisori recomandate cu aviz sau prin email, dacă salariatul dispune de unul și dacă angajatorul este la curent cu acesta. În principiu, legislația n-ar interzice și eu personal nu văd o problemă, atâta timp cât scopul este nobil, adică angajatorul îl anunță pe salariat despre faptul că contractul său este desfăcut și-i trimite o copie a ordinului de încetare a raporturilor de muncă. Respectiv, salariatul va decide ce face mai departe: atacă dispoziția în instanță sau o acceptă”, declară Vitalie Postolache.

Avocatul Vitalie Bunduchi spune însă că pentru ca înștiințarea salariatului în mod electronic despre concediere să fie legală, adresa de email a acestuia trebuie să fie inclusă în contractul de muncă. Totodată, este necesar ca angajatorul să fie informat oficial despre poșta electronică a salariatului și ca ambele părți să fi comunicat anterior prin intermediul emailului.  „Dacă în contractul individual de muncă salariatul a indicat, la date de contact, respectiva adresă de email și într-adevăr între el și angajator au fost comunicări prin email, atunci evident că decizia sau ordinul poate fi comunicat angajatului pe acea adresă electronică. Procedura de concediere e standardă, doar că este comunicată prin intermediul emaiului”, precizează Vitalie Bunduchi. 

Potrivit avocatului Andrei Oțel, pentru ca ordinul trimis prin email să aibă valoare juridică, el trebuie semnat electronic.

„Au fost făcute modificări în legislația muncii, în Codul Muncii, potrivit cărora notificările ce țin de lucru și de contractul individual de muncă pot fi făcute prin intermediul unei poște electronice. Pentru aceasta, documentul trebuie să fie semnat electronic. Emailul trebuie să fie indicat oficial în contractul de muncă sau comunicat angajatorului, pentru a fi opozabil. Respectiv, acest document semnat electronic și comunicat prin intermediul emailului are valoarea juridică asemenea unui ordin de concediere obișnuit în formă scrisă, expediat în variantă scrisă prin poștă, scrisoare sau comunicat contra semnătură”, specifică Andrei Oțel.

Modificările legislative, despre care a pomenit avocatul, au fost făcute în 2021. Articolul 1 din Codul Muncii a fost completat cu noțiuni noi.  Potrivit documentului, se consideră că recepționarea/înștiințarea este confirmată după îndeplinirea cel puțin a uneia dintre următoarele condiții:

1. a) notificarea este predată destinatarului;
2. b) notificarea este predată la adresa poștală indicată de destinatar în acest scop ori, în lipsa acesteia, la sediul destinatarului persoană juridică sau la domiciliul destinatarului persoană fizică;
3. c) notificarea este transmisă prin poștă electronică sau prin alt mijloc de comunicare individuală, când poate fi accesată de către destinatar, inclusiv potrivit regulilor de expediere și recepționare a documentului electronic prevăzute de legislație;
4. d) notificarea este pusă în orice alt fel la dispoziția destinatarului într-un loc şi într-un mod care fac posibil, în mod rezonabil, accesul destinatarului fără întârziere.

„Respectiv, dacă ordinul privind încetarea relațiilor de muncă (concediere) a fost adus la cunoștința salariatului prin expedierea pe poșta electronică, care poate fi accesată de destinatar (salariat) și există confirmarea recepționării, se consideră că angajatorul și-a îndeplinit obligația de înștiințare”, afirmă avocata Cristina Oglinda.

Mai mult, avocatul Gicu Bloșenco din cadrul Biroului Asociat de Avocați „Efrim, Roșca și Asociații” declară că nu doar emailul, dar și „comunicările în sistemele de mesagerie instant (WhatsApp, Telegram, Messenger) – pot fi considerate un mijloc valid pentru notificarea concedierii, atât timp cât sunt accesibile destinatarului”.

Legislația prevede că documentul electronic este echivalat, după valoarea probantă a acestuia, cu probele scrise sau mijloacele materiale de probă și nu poate fi respins în calitate de probă doar pentru motivul că are formă electronică. Decizia de concediere poate fi contestată de angajat din momentul primirii ei prin poşta electronică.

„Din data în care notificarea privind concedierea este confirmată/recepționată, începe să curgă termenul de 3 luni, conform art. 355 din Codul Muncii, pentru depunerea cererii de chemare în judecată, privind contestarea concedierii”, specifică Gicu Bloșenco.

Articolul 292⁵ din Codul Muncii prevede că încetarea contractului individual de muncă, privind lucrul la distanță, are loc în condițiile generale prevăzute de acest act, inclusiv prin schimbul de documente electronice, cu utilizarea semnăturii electronice avansate calificate.

Care sunt riscurile asociate concedierii prin email?

Avocații susțin că riscurile sunt asociate mai mult cu rea-credința salariatului. El poate să invoce faptul că:

• nu mai utilizează emailul indicat
• nu a primit pe email informația de la angajator
• nu a utilizat niciodată emailul respectiv
• emailul este incorect

„Chiar dacă emailul a fost inclus în documentele pe care le-a completat când s-a angajat la serviciu, salariatul poate spune că nu mai utilizează această poștă electronică de mult timp, că a pierdut parola sau că nu a citit mesajul expediat de angajator. Dar aceasta este problema, în principiu, a salariatului, pentru că acțiunea angajatorului se examinează prin prisma  bunei-credințe”, menționează avocatul Vitalie Postolache.

În cazul informării salariatului despre încheierea raporturilor de muncă prin intermediul emailului este greu de demonstrat dacă lucrătorul a recepționat sau nu mesajul.

„Nu totdeauna poți dovedi că un email oarecare aparține unei persoane. Atunci când salariatul îl indică în datele de contact la încheierea contractului individual de muncă  sau când într-un acord adițional se introduce în contractul individual de muncă, e mai simplu. Dar în caz contrar, va fi greu de demonstrat faptul că persoana a recepționat e-mailul. Un risc poate fi legat și de nerespectarea procedurii de eliberare din funcție. Angajatul are voie să analizeze toate materialele care au stat la baza concedierii. Trebuie să i se prezinte dovezile la solicitare, trebuie să i se ofere cinci zile pentru acordarea explicațiilor”, punctează avocatul Andrei Oțel.

Există, totuși, riscul ca ordinul de cocnediere să fie declarat nul din considerentul că a fost trimis prin email? Avocatul Vitalie Bunduchi spune că în acest caz, dacă salariatul nu confirmă recepționarea mesajului pe email, instanța de judecată ar putea considera că angajatorul nu i-a comunicat acestuia decizia de încetare a contractului individual de muncă.

„Dacă instanța va considera că au fost încălcate anumite drepturi prin așa metode de comunicare, pot apărea consecințe negative. De aceea, este de dorit ca întotdeauna să existe o dovadă că ordinul a fost primit sub semnătură. Dacă într-adevăr angajatul primește și confirmă sau răspunde acestui email, evident că se consideră că a fost informat. Dacă angajatul nu răspunde la nicio comunicare prin această metodă, pentru a se asigura că ordinul a ajuns la destinație, angajatorul îl va trimite și prin  poștă cu aviz de recepție”, spune Vitalie Bunduchi.

Avocatul Gicu Bloșenco afirmă că unul dintre riscurile asociate concedierii prin email este interpretarea greșită a mesajului, dar și prevederile contradictorii. Acest aspect poate conduce la neînțelegeri și dispute ulterioare privind motivele sau termenii concedierii.

„Raportul de muncă este reglementat și de contractele individuale și colective de muncă, dar şi convenţiile colective, care pot stabili pentru salariaţi drepturi şi garanţii suplimentare la cele prevăzute de Codul Muncii. Astfel, dacă în contractul individual de muncă este stabilit că salariatul va fi înștiințat despre concediere doar sub semnătură, atunci emailul se exclude ca mijloc de comunicare a unui asemenea ordin”, punctează Gicu Bloșenco.

Ce impact are această măsură asupra pieței muncii?

Avocații spun că pentru un salariat, în mare parte, nu contează atât de mult modul în care i s-a comunicat decizia de concediere. „Pe dânsul mai tare îl afectează conținutul ordinului, adică faptul că a fost concediat, faptul că și-a pierdut jobul și că nu va mai primi salariu. Dacă există sau nu temeiuri pentru eliberare din serviciu, trebuie deja de examinat fiecare caz în parte și de analizat care sunt condițiile, termenii, procedura și actele care au stat la baza eliberării din funcție a angajatului”, specifică Vitalie Postolache.  

Avocatul Andrei Oțel este de părere că înștiințarea salariatului despre încetarea raporturilor de muncă prin email are un impact pozitiv, deoarece încurajează semnarea electronică a contractelor. „Și face posibil ca orice ordin de sancțiune, orice hotărâre de aducere la cunoștință a oricărei informații să fie prezentate expres salariatului, ceea ce ușurează procesul de comunicare și poate duce la excluderea multor documente în format de hârtie”, menționează Andrei Oțel. 

Avocații încurajează însă angajatorii să expedieze ordinul despre desființarea contractului individual de muncă  atât prin email, cât și pe cale fizică, pentru a se asigura că acesta a ajuns la salariat. 

„Ca impact, evident că suntem într-o etapă de digitalizare a pieței muncii și în general, a oricărui proces intern. Evident că această metodă reduce costurile de comunicare, dar per global, în situațiile respective, cred că totuși până în momentul în care fiecare cetățean al Republicii Moldova nu va avea un email clar stabilit într-un act de identitate, angajatorul ar trebui să-și îndeplinească obligațiile de a comunica decizia și pe cale fizică”, menționează Vitalie Bunduchi.

Avocatul Gicu Bloșenco declară că impactul real al concedierii prin mijloacele de comunicare electronică depinde de modul în care este implementat și gestionat de către angajator. Potrivit juristului, comunicarea adecvată și respectarea drepturilor salariatului sunt esențiale pentru a minimiza potențialele probleme și situații litigioase, atât de frecvente în practică, la încetarea raporturilor de muncă. 

„Sunt salutabile modificările legislative în acest sens, ele având drept scop declarat facilitarea interacțiunii la distanță și promovarea serviciilor digitale pentru mediul de afaceri, în condițiile crizei pandemice. Până la adoptarea Legii nr. 175 din  11.11.2021 (în vigoare din 10.01.2022), încheierea, modificarea și încetarea contractului individual de muncă avea loc doar în formă olografă”, menționează Gicu Bloșenco.

Așadar, dacă ești angajator, acum știi în ce condiții poți anunța salariatul despre încetarea raporturilor de muncă prin intermediul emailului și la ce ar trebui să atragi atenție. Iar dacă ești angajat, este bine să știi că poți contesta în instanță decizia de concediere din momentul în care ai recepționat mesajul. Pentru Republica Moldova, informarea angajatului prin email despre desființarea contractului individual de muncă este o practică nouă. Angajatorii încă preferă să le comunice salariaților hotărârea în mod fizic, sub semnătură sau prin altă modalitate, care permite confirmarea recepționării sau înștiințării. Dar, utilizarea emailului pentru astfel de anunțuri este o metodă mult mai comodă, dar și mai rapidă, care nu presupune costuri suplimentare.