Mixbook Moldova: “Noul normal” sau epoca de ”Work from Home” global. Provocări și soluții.

# George, cum v-a reușit tranziția la noul regim de lucru?

Ca și pentru restul lumii, trecerea la regimul de lucru de acasă a fost o schimbare la 180 de grade. Nimic nu mai este ca înainte. Învățăm să lucrăm din altă direcție, cu alte resurse și obiceiuri, mai ales că pentru noi carantina a venit pe neașteptate.

Cu toate că în Moldova suntem cunoscuți ca o companie de IT și ne ocupăm de partea de Development a companiei-mamă din SUA, în esență suntem o companie de comerț electronic. Asta implică un număr de călătorii anuale pentru toată echipa către biroul din SUA. Așa s-a întâmplat că startul oficial al pandemiei a prins o parte din echipă, pe mine inclusiv, în deplasare în California. Așadar, am prins cu toții ultimul avion spre Moldova, iar la scurt timp după ce am revenit, am închis ambele birouri. Apoi echipa din Moldova și cea din America au trecut la muncă de la distanță.

Industria IT este destul de bine dotată pentru munca la distanță, iar multe companii din domeniu, printre care și noi, deja aveau un program de lucru destul de flexibil chiar și înainte de pandemie. Deci, într-un anumit fel, pentru noi a fost mai degrabă o aprofundare a unui mod de a lucra, decât o practică revoluționară.

Astfel, cea mai importantă schimbare a fost că am trecut, în mare, la munca de la distanță, cu toate provocările și beneficiile aferente.

# Cum v-ați adaptat la noile condiții? Ce acțiuni ați întreprins pentru sănătatea angajaților, pentru moralul și confortul lor?

 Biroul nostru principal este amplasat în Silicon Valley, de unde izvorăsc cele mai creative idei despre cum să te adaptezi la regimul de muncă la distanță. Ne-am inspirat inclusiv de la Google, iar una din principalele măsuri a fost să ne asigurăm că toți angajații au un birou foarte bun acasă. E destul de dificil să fii productiv de pe scăunelul din colțul bucătăriei.

În acest scop, am oferit un buget fiecărui coleg, pentru a-și crea acasă ambianța în care se simte cel mai inspirat. Ne-am dat seama că munca de la distanță va deveni un “nou normal”, așa că biroul confortabil a devenit o prioritate.

De asemenea, am demarat programe pentru a menține sănătatea și moralul colegilor. Eram conștienți de stresul care apare eventual, atunci când lucrezi prin Zoom și stai toată ziua în ședințe online. Timpul trece mai greu și se simte lipsa interacțiunii umane. Așadar, le-am oferit colegilor programe de antrenamente aerobice și de ciclism, ca să aibă motivația de a ieși afară. De asemenea, am organizat discuții între colegi la o cafea virtuală. Rezervăm săptămânal timp pentru interacțiunea colegilor, una care însă nu ar fi legată de muncă, dar care alimentează camaraderia și senzația contactului uman autentic. Am facilitat tot soiul de programe pentru nutriție și am oferit cadouri cu ocazii speciale, um ar fi Paștele, Ziua Copiilor, 4 iulie, sau pur și simplu am oferit surprize menite să încurajeze descoperirea unui nou hobby.

Într-un anumit fel am încercat la maxim să combatem stresul și provocările inerente muncii de la distanță. Pe de altă parte, mulți colegi, în special din Statele Unite, au fost extrem de fericiți sa nu se afle prin trenuri și autobuze, făcând naveta de 1- 2 ore pe zi. Lucrul de acasă deci, îți pune la dispoziție timpul pe care l-ai pierde în trafic.

# Cum ați reușit să aveți o atitudine mobilizatoare în condiții de pandemie, în materie de organizare a lucrului?

Valorile noastre corporative au jucat un rol esențial anume acum, în plină pandemie. Cel mai frecvent, momentele de criză sunt acelea care testează valorile companiei și ale angajaților. Noi avem trei valori principale, pe care ni le-am asumat - ”Scrappy”, ”Caring” și ”Committed”. Prima este ”Scrappy”, care s-ar traduce din limba engleză  ca incisiv, determinat și capabil de atingerea unui țel, utilizând în mod creativ resursele disponibile. A doua valoare este ”Caring”, care presupune a fi grijuliu cu colegii și partenerii externii, ceea ce implică un anumit nivel de inteligență emoțională și empatie. A treia valoare este de a fi ”Committed”, care înseamnă a fi dedicat muncii tale, a lucra la maxim pentru a te asigura că produsul tău este cel mai bun - în esență, ține de mândria de profesionist. 

Cu toate că multe companii folosesc cuvinte sau concepte similare, pentru noi aceste trei valori chiar au venit în întâmpinarea crizei provocate de COVID. Prin creativitate, de exemplu, am putut umple golurile care s-au ivit din cauza noilor situații - munca de acasă, presiunile pe care le-am simțit adițional, și decalajul orar de 10 ore dintre birourile noastre.

În consecință, aceste valori ne-au ajutat să ne eficientizăm munca, la fel ca și grija pe care o avem atât unul față de celălalt, cât și față de clienți. Grija a transpărut în atitudinea fiecărui coleg față de munca echipei și de implicarea ei. Toate proiectele au avut un ritm optim, iar moralul colegilor a fost influențat pozitiv de grija cu care compania a gestionat provocările.

# Ce impact are fiecare din aceste valori asupra angajaților și în ce mod se manifestă asta în cultura corporativă? 

Când vine vorba de un coleg sau o colegă nouă, unul dintre lucrurile cărora le acordăm atenție maximă este ca ei să împărtășească aceste valori. Potențialii candidați sunt filtrați în baza atitudinii lor față de alți colegi de muncă și de creativitatea cu care își însușesc rolul în echipă. Acest fapt ne ajută extrem de mult să alcătuim un colectiv care rezistă la orice stres extern. Aparent, chiar și la o pandemie globală :)

Odată ce internalizezi aceste valori, ele regăsindu-se în tot ceea ce faci, vezi că, puțin câte puțin, viața de la muncă și chiar și cea personală, devine mai plăcută.

# Care a fost impactul pandemiei asupra business-ului companiei Mixbook?

Este clar că pandemia a afectat o mulțime de companii, în special pe cele care au o organizare profesională clasică, cum ar fi de pildă fabricile și uzinele, unde munca de la distanță nu este posibilă. Aici mă refer și la comerțul în general, care suferă enorm din cauza crizei pandemice și a reducerii numărului de clienți și tranzacții.
Într-un mod destul de ciudat, dar poate predictibil, o pandemie care a adus cu sine închiderea societății, a avut o influență întrucâtva pozitivă asupra companiilor de comerț electronic, cum ar fi Amazon, Netflix și… Mixbook. Oamenii sunt blocați la domiciliu și această pandemie este o mică oportunitate pentru a vinde sau livra produse electronice, așa că nu am suferit o reducere a numărului de angajați sau a volumului de muncă, ba dimpotrivă, am angajat colegi noi, chiar dacă era o mare provocare să recrutezi și să intervievezi în regim online. Mai mult decât atât, chiar și acum avem un număr de poziții disponibile în oficiile din Chișinău și SUA, pentru care recrutăm.

# Cum s-a desfășurat lucrul developerilor în materie de coordonare a echipei, productivitate și randament? Ce tactici au fost adoptate în condițiile muncii de acasă și a dificultății menținerii eficienței lucrului developerilor?

Robert Greene, Engineering Director:

Mixbook a fost destul de bine pregătit pentru tranziția la munca de acasă. Developerii noștri și echipa de QA deja aveau de lucru la distanță înainte de COVID. Setul nostru de instrumente și procese le-a permis să rămână productivi și conectați chiar și în condițiile de pandemie. Obiectivul nostru managerial principal a fost de a oferi cât mai multă grijă echipei noastre. Am făcut acest lucru prin limitarea călătoriilor și închiderea birourilor cât mai operativ, înainte ca sănătatea angajaților să fie expusă riscului și ajutându-i pe aceștia să rămână conectați.

Rob, ce tactici și strategii ați aplicat?

Prioritatea mea era să monitorizez procesul de lucru, ca să văd cum se descurcă oamenii, să observ provocările unice cu care se confruntă fiecare și să găsesc modalități prin care aș putea să-i ajut. Trecerea la noua paradigmă de lucru a avut ca rezultat scăderea pe termen scurt a productivității, până când oamenii s-au obișnuit cu ”noul normal”. Am considerat că este important să acordăm oamenilor timpul necesar pentru a se adapta la noua realitate. Acum, pe măsură ce carantina și munca de acasă au devenit o normalitate, ne-am concentrat pe modul de reproducere a interacțiunilor de la birou – conversații zilnice aducătoare de idei grozave și colaborare reală, întâlniri în echipă și evenimente sociale virtuale.

# Cum s-a adaptat recrutarea în IT la condițiile pandemiei de COVID-19?

Domnica Grîu, People and Operations Manager:

La începutul lunii martie eram în proces de intervievare pentru poziția de QA manual tester și inițiaserăm campanii de recrutare pentru funcția de IT Engineering Manager. În paralel, suntem în căutare a 2-3 Senior Full Stack Engineers care să se alăture echipei. Nimeni nu a putut prezice ce urma să vină, iar din 16 martie am decis să trecem rapid la munca de la domiciliu. Din moment ce nu era clar cât va dura starea de urgență în țară, am decis să înghețăm procesul de recrutare până la mijlocul lunii mai. Totodată, am menținut comunicarea cu candidații explicându-le situația creată și faptul că vom relua procesul de recrutare ulterior. Rezultatele activității economice ne-au permis nu doar să menținem locurile actuale de muncă, dar și să creștem în continuare echipa.
Echipei noastre i s-a alăturat un coleg nou, un QA manual tester ce are peste 6 ani de experiență în domeniul website-urilor de comerț electronic. După 15 mai, procesul de recrutare a prins viteză, astfel încât, spre finele lunii iunie, candidatul deja susținuse cu succes interviurile la toate nivelurile.

Rob, spune-mi câteva cuvinte despre noua poziție de IT Engineering Manager la Mixbook Moldova.

De fapt, sunt două poziții, deoarece avem nevoie de doi noi colegi în acest rol, ce presupune o implicare maximă în procesul de lucru a echipelor de ingineri și preluarea funcției de Team Lead. Candidații ideali sunt cei pentru care grija autentică față de membrii echipei este o prioritate, tradusă în rezolvarea zilnică a problemelor și-n contribuția la succesul și fericirea colegilor. Apreciem gândirea creativă și ingeniozitatea în oferirea soluțiilor la probleme dificile. Este expresia “Creativității”, una din valorile noastre centrale, care presupune folosirea resurselor limitate pentru obținerea unor rezultate maxime. Un alt atribut esențial este implicarea și angajamentul față de companie și colegi, dar și față de munca ta în sensul suprem al cuvântului.

# George, care au fost provocările și eșecurile cu care v-ați ciocnit pe timp de pandemie? Care au fost lucrurile care nu au funcționat?

Provocări și eșecuri au fost, ele sunt indispensabile acolo unde trebuie sa ieși din zona de confort. În acest context, să fim destul de clari, munca în continuu de acasă nu este potrivită pentru toată lumea. Noi am făcut un număr de anchete pe interior să vedem cine și ce preferă. Astfel, am observat ca majorității oamenilor le place munca de acasă extrem de mult, dar preferă sa aibă opțiunea venirii periodice la birou.

Când ne referim la munca de acasă, există o limită, greu de observat cu ochiul liber, dintre muncă și viața personală. Iei masa în același loc, lucrezi la calculator, tot acolo dormi, eventual apare senzația că ești la muncă 24 de ore pe zi. Astfel, nu întotdeauna este foarte ușor, cu toate că am avut noroc să nu pierdem din randament și din eficacitate pe termen mediu și lung.

Bineînțeles, este prezent și factorul lipsei de întâlniri personale, ceea ce nu poate să nu lovească direct în inima solidarității colegiale pe care o simțim ca grup.

Încercăm să atenuăm efectele, dar impactul se simte. Partea bună a acestei situații este că de acum înainte, odată cu deschiderea recentă a biroului din Chișinău, există libertatea de a alege unde vrei să lucrezi - de acasă sau de la birou. Nu va mai exista obligația de a veni la serviciu sau de a lucra doar de acasă. Cu alte cuvinte, încercăm să mergem în întâmpinarea colegilor pe care această flexibilitate i-ar putea ajuta în lucru.

Să nu uităm, cum am menționat anterior, că diferența de fus orar între birourile noastre este resimțită mai dur atunci când ești mereu în întâlniri online. Este o parte importantă a lucrului nostru de echipă și ne-a afectat și pe noi. Încercăm prin diverse inițiative să lucrăm în pofida acestui fenomen, dar asta a fost una dintre problemele și provocările cele mai dure în contextul adaptării la noile realități.

# Ce recomandări și sfaturi în epoca de ”work from home” global poți sa le dai celor din sfera IT?

Acest gen de pandemie și situație de criză scoate în evidență multe crăpături prin care ies la suprafață atât lucrurile bune, cât și rele.

Cum am spus mai devreme, este extrem de important să angajezi colegi care împărtășesc valorile companiei și atunci echipa va trece prin tot soiul de urgențe cu o coeziune mult mai ridicată.

Dacă în colectiv existau probleme înainte de criză, fiți siguri, acestea vor ieși la suprafață mult mai evident în timpul crizei. Este foarte important de a avea un filtru cât mai bun la angajare și a te asigura că echipa lucrează într-un mod unit. Atunci vei avea parte de loialitate sporită și poți trece cu bine prin momente dificile.

Alt aspect important este infrastructura pentru munca la distanță. Trebuie să te asiguri că toată lumea are acces la internet, la calculatoare performante, și că angajații reproduc, în cel mai fidel mod posibil, condițiile din birou la ei acasă.

Cum am mai menționat, să lucrezi de acasă poate fi destul de stresant. În special dacă nu ai un anumit nivel de confort, efectele se resimt mult mai puternic. Acum este un moment important, în care companiile trebuie să se asigure ca angajații au cele mai bune condiții de lucru de acasă, deoarece intrăm în ”noul normal” și lucrul de la distanță va fi tot mai pregnant.

Trebuie să recunoaștem și să acceptam că acest fenomen nu este ceva temporar și va face parte tot mai mult din viața de zi cu zi. Pentru orice companie este important să transmită mesajele corecte legate de noile realități, inclusiv cele comerciale. Am avut noroc nu doar că cifra noastră de afaceri a crescut, dar și că nu am pierdut nici un coleg și nu am redus posturi. Din contra, am crescut și asta dă o anumită încredere și ridică moralul colectivului.

Este extrem de important să fii atent la semnalele și dispoziția colegilor. Noi am introdus anchete anonime săptămânale și lunare, prin intermediul cărora încercăm să simțim îngrijorările colegilor și să răspundem corespunzător înainte ca ele să se transforme în stres. Încercăm să venim în mod cât mai rezonabil în întâmpinarea problemelor pe care colegii le semnalează, pentru că este primordial să simtă că pot vorbi, că sunt ascultați, și că pot spune ce au în gând. Iar angajatorul este receptiv la aceste semnale.

Oameni care împărtășesc valorile companiei, infrastructură foarte bună, investiții în echipamentul pentru lucrul de acasă, și o sensibilitate sporită la nevoile colegilor – în linii mari, toți acești factorii sunt esențiali pentru adaptarea la noua realitate pandemică.

# Iurie, care sunt, în opinia ta, plusurile și minusurile acestui sistem “work from home”? Care este feedback-ul tău referitor la tranziția la noua paradigmă de lucru?

Iurie Hohan, Senior Software Developer:

Mixbook a fost una dintre primele companii care au adoptat în mod plenar sistemul ”Work From Home”, imediat după apariția primelor cazuri de COVID in Moldova. Sincer să fiu, atunci această măsură îmi părea exagerată și se asocia cu panica. Dar timpul a arătat că această decizie era cea mai reușită la acel moment. Pe când prietenii și cunoscuții din domeniu mai activau la birou, fiecare angajat Mixbook își continua meseria în locuința proprie. Toată tranziția a durat mai puțin de o zi.

Una din politicile obligatorii care s-au adoptat la Mixbook a fost utilizarea regimului video în timpul conferințelor. În pandemie această practică și-a confirmat utilitatea, deoarece oferea posibilitatea vederii practic zilnice a colegilor, în pofida faptului că nu veneam la birou.

Top managerii companiei ne-au încurajat să facem pauze și să folosim zilele de concediu la nevoie. Noi, la Mixbook, înțelegem că în perioada aceasta dificilă fiecare simpatizează enorm cu problemele arzătoare din societate și, pentru majoritate, această schimbare a venit cu stres.

În concluzie, pot spune că Mixbook s-a adaptat bine la criza COVID-19, pe cât a fost posibil. Perioada de pandemie a arătat că suntem destul de maturi să ne adaptăm la schimbări și să activăm fără a pierde din eficiență sau moralul echipei.

Serghei Dvorjanschi, Senior Software Developer:

Eu aș începe cu plusurile, iar cel mai mare avantaj este că poți lucra de acasă, dintr-un spațiu unde ești în largul tău, în mediul cunoscut și confortabil ție.  Ești mai liber în timpul de lucru, poți să te scoli mai târziu sau să termini lucrul mai devreme și nu trebuie să pierzi o oră sau mai mult pentru drumul spre birou și ambuteiaje. În fiecare dimineață trebuia să mergem prin trafic cu mașina și nu era deloc plăcut. Poți să porți ceva mai casual, ești aproape de cei dragi, or eu cu soția mea suntem mereu alături acasă.

Unul din cele mai mari minusuri este, desigur, puțina comunicare cu colegii. La birou mereu ne vedeam dimineața la o cafea, puteam discuta chestii personale și de lucru în mod direct. Prin call-uri și zoom-uri nu prea avem ocazia să comunicăm, ceea ce nu poate să nu se resimtă. În conferințe discutăm doar ceea ce ține de lucru. Un alt minus ar fi că este destul de dificil să te organizezi să lucrezi de acasă. Când ești la birou, ai un alt tonus, ești mai concentrat, pe când acasă ești mai relaxat și este mai greu sa te concentrezi. Resimt enorm lipsa socializării, deoarece comunicarea doar cu familia și cei dragi nu este suficientă. În plus, este mult mai eficient de discutat în mod direct unele chestiuni legate de lucru, decât prin zoom sau email.

Cu toate acestea, eu cred că este posibil de combătut procesul de degradare din cadrul lucrului de acasă, însă este nevoie de impunerea unor limite și legi foarte stricte. Eu am o cameră separată în care accesul este interzis cât timp eu lucrez. Cred ca cel mai funcțional model ar presupune accesul la ambele opțiuni și să posibilitatea alternării lucrului de acasă cu cel de la birou.

Feedbackul meu cu privire la paradigma de trecere globală la lucrul de acasă este unul pozitiv. De câțiva ani mă gândeam că realitatea noastră este suficient de flexibilă ca să putem alterna lucrul de acasă cu cel de la birou, iar Coronavirusul și pandemia au făcut ca această trecere să fie una mult mai rapidă. Eu cred că oricum aveam să trecem la regimul de lucru la distanță, asta o pot spune cel puțin cei care lucrează în sfera IT. În linii mari, spre asta totul mergea.