Можно ли уволить сотрудника по электронной почте? Мнение экспертов

Увольнение   это всегда стресс. Но что делать, если вам сообщили об этом в электронном письме? Насколько это законно? Юристы считают, что такая форма не противоречит закону, если соблюдается несколько условий.

Что говорит закон?

Положения об увольнении по электронной почте не прописаны в Трудовом кодексе Молдовы. Он регулирует только трудовые отношения и связанные с ними индивидуальные договоры, которые могут быть отправлены, в том числе, и на мейл.

Согласно Трудовому кодексу, индивидуальный трудовой договор может быть расторгнут на основании приказа работодателя. Сотрудник должен быть оповещен об этом, и письменно подтвердить, что он ознакомлен с приказом. Днем прекращения трудового договора считается последний день работы сотрудника, за исключением, когда работник фактически не работал.

Адвокат Кристина Оглинда (адвокатское бюро „Oglinda și Asociații”) отмечает, что “приказ работодателя о расторжении индивидуального трудового договора должен содержать ссылку на соответствующую статью и пункт в законе".

Что делать, если сотрудник отсутствует на рабочем месте и не может ознакомиться с приказом?

В таком случае, по словам адвоката Виталия Постолаки, документ может быть отправлен по электронной почте.

“Работодатель использует все законные способы, или те, которые не запрещены законом. Он может передать решение через судебного пристава. Но это дорогостоящая процедура, сумма составляет от 500 до 1000 лей. Самый простой способ - отправить приказ посредством заказного письма с уведомлением или по электронной почте, если у работника есть такой адрес, и если работодатель знает о нем. В принципе, законодательство не запрещает это, и лично я не вижу проблемы, если работодатель сообщает сотруднику о том, что его контракт прекращен, и направляет ему копию приказа об окончании трудовых отношений. Дальше сотрудник вправе решать: обжаловать постановление в суде или принять его", — заявляет Виталий Постолаке.

Адвокат Виталий Бундуки говорит, что для того, чтобы уведомление об увольнении по электронной почте было законным, адрес электронной почты работника должен быть указан в трудовом договоре. Кроме того, необходимо, чтобы работодатель официально был информирован о мейле работника и стороны хоть раз вели переписку, используя эту почту.

"Если в индивидуальном трудовом договоре работник указал адрес электронной почты в разделе контактной информации и, действительно, между ним и работодателем были коммуникации по электронной почте, то решение или приказ могут быть отправлены сотруднику на этот электронный адрес. Процедура увольнения стандартная, только она осуществляется через электронную почту", — уточняет Виталий Бундуки.

Электронный документ может использоваться для передачи информации, осуществления переписки, при совершении юридически значимых действий, а также в качестве документа, отражающего факты экономической жизни (закон № 91 от 27-06-2014 об электронной подписи и электронном документе).

Адвокат Андрей Оцел поясняет, чтобы электронный приказ имел юридическую силу, он должен содержать электронную подпись. 

"Были внесены изменения в законодательство и в Трудовой кодекс, согласно которым уведомления, связанные с работой и индивидуальным трудовым договором, могут быть отправлены по электронной почте. Но для подтверждения его аутентичности, документ должен должен содержать одну или несколько электронных подписей, соответствующих условиям и требованиям, предусмотренным законом. Электронная почта сотрудника должна быть официально указана в трудовом договоре. Соответственно, документ с электронной подписью, отправленный через мейл имеет юридическую силу, как и обычный приказ об увольнении в письменной форме”, - уточняет Андрей Оцел.

Упомянутые адвокатом изменения в законодательстве были внесены в 2021 году. Статья 1 Трудового кодекса была дополнена новыми понятиями. Так, электронное получение/уведомление считается подтвержденным после выполнения по меньшей мере одного из следующих условий, в зависимости от того, какое из них будет выполнено раньше:

• передача уведомления получателю;
• передача уведомления по почтовому адресу, указанному получателем для этой цели, или, в случае его отсутствия, по месту нахождения получателя – юридического лица, либо по месту жительства получателя – физического лица;
• передача уведомления электронной почтой или другими индивидуальными средствами коммуникации, когда получатель может получить к нему доступ, в том числе в соответствии с предусмотренными законодательством правилами отправки и получения электронного документа;
• предоставление уведомления получателю любым другим способом в том месте и таким образом, которые обеспечат получателю наилучшую возможность незамедлительного доступа.

"Соответственно, если приказ о прекращении трудового договора (увольнении) был доведен до сведения работника по его электронной почте, доступ к которой имеет получатель (работник), и имеется подтверждение о получении, то считается, что работодатель выполнил свою обязанность по уведомлению", - говорит юрист Кристина Оглинда.

Более того, адвокат Гику Блошенко (адвокатское бюро «Efrim, Roşca şi Asociaţii») заявляет, что уведомления могут считаться законными, не только по электронной почте, но и в системах мгновенного обмена сообщениям (WhatsApp, Telegram, Messenger), если они доступны получателю.

Законодательство  признает документы с электронной подписью юридически значимыми и приравнивает их к бумажным оригиналам с собственноручной подписью. Решение об увольнении может быть оспорено работником с момента его получения по электронной почте.

"Согласно статье 355 Трудового кодекса, с момента подтверждения/получения уведомления об увольнении, сотруднику дается срок в 3 месяца для подачи иска в суд, чтобы обжаловать это решение", уточняет Гику Блошенко.

Прекращение индивидуального трудового договора о дистанционной работе производится на общих условиях, предусмотренных в ТК РМ, в том числе при помощи электронных документов с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи(ст.292⁵)

Риски, связанные с прекращением трудового договора по электронной почте

Адвокаты утверждают, что для работодателя риски связаны в большей степени с недобросовестностью сотрудника. Он может возразить, что:

• он больше не использует указанную почту;
• он не получил информацию от работодателя по электронной почте;
• он никогда не использовал эту почту;
• указанный email адрес неверный.

"Даже если электронная почта была указана в документах, которые работник заполнял при устройстве на работу, сотрудник может сказать, что он уже давно не пользуется этим мейлом, что он забыл пароль или не прочитал сообщение, отправленное работодателем. Но это проблема самого работника, так как действия работодателя оцениваются с точки зрения добросовестности", отмечает адвокат Виталий Постолаке.

В случае уведомления работника об окончании трудовых отношений по электронной почте, трудно доказать, получил ли работник сообщение или нет.

"Не всегда можно доказать, что электронный адрес принадлежит определенному лицу. Но когда работник указывает его в контактных данных при заключении индивидуального трудового договора- это проще. В другом случае, будет сложно доказать, что конкретный человек получил письмо. Еще один риск- несоблюдение процедуры освобождения от должности. Работник имеет право изучить все материалы, связанные с увольнением. Объяснения должны быть представлены в течение пяти дней", - объясняет адвокат Андрей Оцел.

Может ли приказ быть признанным недействительным, только потому что он был направлен по электронной почте?

Адвокат Виталий Бундуки говорит, что в случае, если работник не подтверждает получение сообщения по электронной почте, суд может считать, что работодатель не уведомил его о прекращении индивидуального трудового договора.

"Если суд признает, что определенные права были нарушены из-за выбранного способа коммуникации, могут возникнуть негативные последствия. Поэтому, лучше если у вас будет доказательство того, что приказ был получен. Если сотрудник получает и подтверждает или отвечает на это электронное письмо, очевидно, что он считается уведомленным. Если работник не отвечает на электронное письмо, приказ можно отправить по почте с уведомлением о получении, чтобы убедится, что документ получен", говорит Виталий Бундуки.

Адвокат Гику Блошенко отмечает, что одним из рисков, связанных с увольнением по электронной почте, является неправильное толкование сообщения, а также противоречивые положения. Это может привести к недопониманию и последующим спорам о причинах или условиях увольнения.

Так, если в индивидуальном трудовом договоре указано, что работник будет уведомлен об увольнении только под роспись, то электронная почта исключается как средство передачи такого приказа", - отмечает Гику Блошенко.

Как электронное уведомление об увольнение влияет на рынок труда?

Адвокаты говорят, что для работника, в большинстве случаев, не так важно, как именно его оповестили об увольнении. "Для него более значимым является содержание приказа, то есть факт того, что он был уволен, потеря работы и то, что он больше не будет получать заработную плату. Наличие законных оснований для увольнения, рассматриваются в каждом случае отдельно: были ли соблюдены условия, сроки, процедуры и подготовлены документы, на основании которых было увольнение”, - отмечает Виталий Постолаке.

Адвокат Андрей Оцел считает, что уведомление работника об окончании трудовых отношений по электронной почте имеет положительное эффект, поскольку поощряет электронное подписание контрактов. "И это позволяет отправить  любой приказ о наказании или решение, или донести до сведения работника какую-либо информацию. Это облегчает процесс коммуникации и может привести к исключению бумажной волокиты", -  отмечает Андрей Оцел.

Все же, адвокаты настоятельно рекомендуют работодателям отправлять приказ о прекращении индивидуального трудового договора как по электронной почте, так и представлять бумажный оригинал с подписью.

"Безусловно, рынок труда также подвергается существенной трансформации под влиянием процессов цифровизации. Такой способ  сокращает расходы на бумажные экземпляры и ускоряет коммуникацию. Но, до тех пор, пока у каждого гражданина Молдовы не будет электронного адреса, указанного в документе, удостоверяющем личность, работодатель должен выполнять свои обязательства по уведомлению и в физической форме", отмечает Виталий Бундуки.

Адвокат Гику Блошенко говорит, что реальные последствия увольнения с использованием электронных средств связи зависят от того, как оно внедряется и управляется работодателем. По мнению юриста, правильное общение и соблюдение прав работника необходимы для уменьшения возможных проблем и спорных ситуаций, которые часто встречаются на практике при прекращении трудовых отношений.

"Изменения в законодательстве направлены на продвижение цифровых услуг для бизнес-среды в условиях кризиса. До принятия Закона № 175 от 11.11.2021 (вступил в силу 10.01.2022) заключение, изменение и прекращение индивидуальных трудовых договоров происходило только в письменной форме", - говорит Гику Блошенко.

Итак, если вы работодатель, то теперь вы знаете, как вы можете уведомить работника о расторжении трудового договора по электронной почте, и на что следует обратить внимание. А если вы сотрудник, то должны знать, что вы можете оспорить решение об увольнении в суде с момента получения сообщения.

Для Республики Молдова уведомление работника по электронной почте о прекращении индивидуального трудового договора является новой практикой. Работодатели по - прежнему предпочитают сообщать работникам о принятом решении физически, под роспись или иным способом, который позволяет подтвердить получение или уведомление. Однако использование электронной почты для таких уведомлений - гораздо более удобный и быстрый способ, не требующий дополнительных затрат.

Если вы ищете высокооплачиваемую работу, заходите на сайт delucru.md, где всегда есть актуальные вакансии.