Как перестать работать в отпуске и что надо сделать до его начала?

Согласно статистике, 75% специалистов продолжают решать рабочие задачи в отпуске. Некоторые из них стремятся все контролировать и быть в курсе событий, других – дергает начальство. Но постоянное вовлечение в рабочие процессы в отпуске не дает полноценно отдохнуть и отвлечься от повседневной рутины. Рассказываем, как заранее подготовиться и уйти в отпуск без лишних волнений.

Что следует успеть сделать до отпуска?

1. Эффективная подготовка к отпуску начинается за пару недель до его начала. Составьте подробный список задач, которые необходимо завершить перед отъездом. Если их много, обсудите с начальством приоритет и разделите дела на три группы:

• важные задачи, которые необходимо сделать до отпуска (это могут быть ключевые проекты, срочные дела или важные встречи) ;
• задачи, которые стоит сделать после возвращения;
• задачи, которые можно делегировать коллегам.

Не берите крупные проекты до отпуска, чтобы не делать все в спешке. Если есть возможность отложить некоторые задачи на более поздний срок, стоит воспользоваться этой возможностью. Не стоит пренебрегать качеством в погоне за количеством.

Такой подход к планированию поможет вам эффективно распределить рабочие обязанности и успешное выполнение как до, так и после отпуска.

2. Уведомите коллег о предстоящем отпуске заранее, чтобы они могли подготовиться к вашему отсутствию. Подумайте кому из них можно передать дела и кто будет замещать вас во время отпуска.

Подготовьте документ с подробными инструкциями и укажите контактные данные того, кто может ответить на вопросы в ваше отсутствие. Проследите, чтобы у коллеге был доступ к необходимым файлам и документам. Так вас будут меньше беспокоить.

Пример письма для коллег:

Тема письма: Отпуск менеджера (имя, фамилия) с 10 по 20 января.

Всем добрый день!

Коллеги, я буду в отпуске с 10 по 20 января.

По всем возникающим вопросам обращайтесь к моей коллеге (имя, фамилия, должность, мейл ) Он\она в курсе проекта и сможет помочь вам, в случае необходимости. 

У меня не будет стабильной связи, поэтому я не смогу часто отвечать на сообщения.

Хорошего дня!

Если у вас есть рабочие чаты или мессенджеры, объявите о своем отпуске в соответствующих группах. Уточните, кто будет замещать вас и как с ними связаться.

3. Включите автоответчик на электронной почте и установите статус "В отпуске" в мессенджерах. Уточните даты отпуска и предложите альтернативные контакты для срочных вопросов.

Пример письма:

Здравствуйте!

Спасибо за ваше письмо! В настоящее время я нахожусь в отпуске и не могу оперативно отвечать на электронные сообщения. Ваш запрос очень важен для нас, и мы обязательно ответим вам по мере возможности.

Если у вас возникли срочные вопросы, пожалуйста, обратитесь к (имя и контакт коллеги], который(ая) сможет помочь вам в моем отсутствии.

Спасибо за понимание!

С наилучшими пожеланиями,

(Ваше имя, фамилия и должность)

Как реагировать на рабочие сообщения в отпуске?

Если это возможно, отключите уведомления о новых сообщениях, периодически проверяйте почту, но не старайтесь решать рабочие вопросы.

Если получаете срочное сообщение, оцените его важность и необходимость мгновенного реагирования. Возможно, необходимо просто предложить альтернативное решение, а не выполнять задачу лично.

Делегируйте задачи или ответственность за принятие решений другим членам команды. Это поможет поддерживать бизнес-процессы в вашем отсутствии.

В случае, если вы все-таки решите ответить на сообщение, устанавливайте четкие временные рамки. Подчеркните, что вы в отпуске, и предоставьте примерное время, когда сможете предоставить более подробный ответ или выполнить просьбу.

Помните, что отпуск — это время для отдыха и восстановления. Старайтесь минимизировать рабочую активность, чтобы полностью насладиться периодом отдыха.

Как быстро вернуться в рабочих режим после отпуска?

Постарайтесь быть в курсе текущих событий, связавшись с коллегами перед возвращением. Уточните, есть ли какие-то срочные задачи или изменения, о которых вы должны знать.

Заранее организуйте свой первый рабочий день после отпуска. Например, начните с ревью вашего плана на день, просмотра электронной почты и обзора текущих задач. Не загружайте себя сильно. Постепенно включайтесь в рабочий ритм, фокусируясь на ключевых задачах.

Распределите задачи по важности и приоритетности и сконцентрируйтесь сначала на них.

Включите короткие перерывы и отдых в рабочий день. Это поможет поддерживать высокую концентрацию и эффективность в течение всего дня.

Подумайте над тем, что вы могли бы сделать лучше в следующий раз, чтобы ваши коллеги не тревожили вас в отпуске.

Соблюдение этих рекомендаций поможет вам насладиться отпуском и вернуться к работе с новыми силами.

Что делать, если не можете взять полноценный отпуск?

• Если возможно, разделите отпуск на несколько более коротких периодов в течение года. Как часто можно брать оплачиваемый отпуск, мы уже писали в этой статье.

• Воспользуйтесь отгулами или гибким графиком работы, если это предусмотрено вашими трудовыми правилами. Это позволит вам взять небольшие перерывы и подзарядиться энергией.

• Если не можете уйти в отпуск, возьмите рабочие каникулы (workation), когда вы можете одновременно работать и отдыхать. 

• Также вы можете взять отпуск за свой счет и немного отдохнуть. Но стоит помнить, что в этот период работник не получает ежемесячную заработную плату, но за ним сохраняется рабочее место.

• Постарайтесь полностью отключаться от рабочих обязанностей в выходные дни. Поддерживайте баланса между личной и рабочей жизнью.

• Внедрите утренние и вечерние ритуалы, которые помогут вам расслабиться и переключиться, даже если у вас ограниченное количество свободного времени. Например, уделите время своим хобби и увлечениям. 

Качественных отдых не только способствуют лучшему физическому и эмоциональному здоровью, но и помогают поддерживать высокую профессиональную производительность и эффективность.