Как отказать кандидату корректно и профессионально?

Каждый HR знает, что отказывать кандидатам — неприятная, но неизбежная часть работы. По данным LinkedIn, 94% кандидатов хотят получать фидбек после собеседования, но только 41% реально его получают. Поэтому даже короткое пояснение выделит вас среди других работодателей и оставит приятное впечатление. Как сделать это мягко, уважительно и без лишнего стресса? Разберёмся вместе. 

Что нужно помнить?

Вежливый отказ — это не просто элемент корпоративного этикета. Это часть репутации компании и личного бренда HR-специалиста. То, как вы прощаетесь с кандидатом, иногда говорит о вас даже больше, чем само интервью.

• Будьте открыты. Кандидаты ценят прозрачность. Расскажите, как проходит процесс отбора, сколько этапов предстоит, когда можно ждать обратной связи и сколько человек участвует в конкурсе. Если в процессе что-то поменялось — например, сроки сдвинулись или вакансию временно заморозили, — предупредите об этом.
• Лучше отправить шаблонный ответ, чем не ответить ничего. Исследования показывают, что 63% соискателей негативно относятся к компаниям, которые не дают обратную связь. Более того, около 40% таких кандидатов не подают резюме повторно и могут даже поделиться негативным опытом в соцсетях или на сайтах отзывов. Поэтому если выбор сделан — лучше коротко ответить, чем вообще не ответить. 
• Не тяните долго с ответом. Чем быстрее вы сообщите решение, тем проще это будет и вам, и кандидату. Так вы избежите неловких моментов и не будете возвращаться к этой задаче спустя неделю, когда всё уже забылось.
• Давайте честный и полезный фидбек. Хорошая обратная связь — редкость, но именно она формирует доверие к компании. Если есть возможность, объясните, почему выбор пал на другого кандидата, но делайте это корректно: фокусируйтесь только на профессиональных требованиях, избегайте оценочных фраз и личных комментариев.
• При массовом наборе персонала допустимо заранее предупредить: «Если мы не свяжемся с вами в течение двух дней, значит, на этот раз выбрали другого кандидата. Спасибо за понимание — у нас очень большой поток откликов». Такое честное уточнение воспринимается спокойно, особенно если сказано с уважением.
• А вот если кандидат прошёл несколько этапов интервью, стоит уделить больше внимания обратной связи. Люди вкладывают время и эмоции, поэтому короткий и развернутый ответ с аргументом вроде «мы выбрали специалиста с большим опытом в X» — проявление уважения. Можно заранее попросить руководителя, участвовавшего в собеседовании, сформулировать причину отказа — это сэкономит ваше время и поможет сделать ответ корректным.

И главное — сохраняйте спокойствие и профессионализм, даже если человек реагирует негативно. Не переходите на личности, не оправдывайтесь. Вы представляете компанию, а значит, ваше спокойствие — это её лицо. Если разговор стал неприятным, просто поблагодарите за время и завершите диалог.

Что такое этичное увольнение и почему компаниям Молдовы стоит к этому стремиться, смотрите в статье. 

Как лучше сообщить отказ?

У каждого рекрутера свой стиль общения с кандидатами, особенно когда речь идёт об отказе. Главное — делать это вовремя, корректно и по-человечески. Ниже — самые распространённые способы и их плюсы и минусы.

1. Телефонный звонок

Личный и самый трудный способ. Разговор может занять всего пару минут, но часто превращается в эмоциональный марафон. Если кандидат надеялся на успех, его реакция может быть острой, а вы почувствуете себя «выжатым лимоном».

Совет: заранее подготовьте фразы, чтобы избежать неловкости — коротко поблагодарите кандидата за время, подчеркните его сильные стороны и спокойно объясните, почему выбрали другого.

2. Письмо на почту или сообщение

Быстро, удобно и без эмоциональных затрат. Особенно подходит, если поток кандидатов большой. Главное — не превращайте письмо в сухое «Вы нам не подходите». Даже пару предложений с благодарностью и нейтральной формулировкой причины создадут положительное впечатление.

3. Отказ во время интервью

Иногда уже с первых минут становится ясно, что человек не подходит по квалификации или ценностям. В этом случае можно тактично обозначить это прямо на месте, не затягивая процесс. Главное — избегать личных оценок. Говорите не «вы не подходите», а «для этой должности нам нужен опыт именно в [область/навык]». Это звучит профессионально и не обидно.

4. «Час Х» — отказ без звонка

Если нет возможности лично связаться со всеми, можно установить понятные правила коммуникации. Например: «На принятие решения нам понадобится несколько дней. Если мы не свяжемся с вами до конца недели, значит, на этот раз выбрали другого кандидата.»

Важно помнить: по данным исследований, около 58% кандидатов, не получивших ответ после собеседования, теряют интерес к компании навсегда. А ведь даже короткий, но вежливый отказ способен сохранить доверие и оставить хорошее впечатление для будущего сотрудничества.

Письмо или звонок?

Рассказать кандидату хорошие новости — всегда приятно. Позвонить и сказать: «Мы выбираем вас!» — один из лучших моментов в работе HR. А вот отказать — совсем другая история. И здесь гораздо лучше работает письмо.

Почему именно письмо?

Во-первых, кандидату проще справиться с эмоциями. Он может спокойно прочитать сообщение, переварить новость, обдумать, задать уточняющие вопросы — без давления и неловкости. Психологи отмечают, что письменная форма снижает уровень стресса и помогает человеку воспринимать отказ более рационально.

Во-вторых, вы не ставите человека в неудобное положение. Возможно, он на работе, в транспорте или с детьми — телефонный звонок в этот момент только усилит стресс. А письмо можно открыть тогда, когда есть время и настрой.

Письмо занимает у HR меньше минуты, а у кандидата оставляет ощущение уважения и профессионализма — то, что формирует репутацию компании.

Как не обидеть кандидата?

Если коротко — полностью исключить обиду нельзя. Некоторые люди воспримут отказ болезненно, какой бы корректной ни была ваша формулировка. Это нормально — и с этим приходится мириться. Ваша задача — сделать всё, чтобы человеку было как можно спокойнее и понятнее, а реакции, которые вы не контролируете, не отражали плохо на компании.

Чего точно не нужно делать?

1. Не переходите на личность. Оценивайте только профессиональные навыки и соответствие требованиям вакансии. Фразы вроде «Вы некомпетентны» или «Вы мне не нравитесь» — табу.
2. Не сжигайте мосты. Сегодня кандидат не подходит, а завтра может появиться вакансия, где он идеально подойдёт. Завершайте разговор так, чтобы оставить хорошее впечатление
3. Не забывайте обосновывать отказ. Люди хотят понимать причину. Кратко: «Мы выбрали кандидата с опытом X» — звучит профессионально и понятно.
4. Не извиняйтесь и не оправдывайтесь чрезмерно. Простая, чёткая формулировка лучше, чем поток извинений — он может выглядеть неискренне.
5. Не бросайте трубку и не оскорбляйте. Даже если собеседник грубит — вы представитель компании. Сохраняйте спокойствие, завершите разговор корректно и задокументируйте инцидент.

Подписывайтесь на наш Telegram, чтобы узнавать ещё больше новостей, карьерных советов и полезной инфлормации о работе в Молдове!