Scopul general al funcției

Asigurarea funcționării eficiente a biroului prin coordonarea activităților administrative, gestionarea documentelor, suport pentru echipă și, organizarea proceselor operative în birou și menținerea conformității legale privind securitatea muncii

Responsabilități și atribuții principale

Administrare și documente

• Gestionarea corespondenței interne și externe (e-mailuri, scrisori, apeluri telefonice).
• Menținerea și actualizarea zilnică a calendarului de activități
• Organizarea documentelor companiei.
• Coordonarea fluxului de documente (contracte).
• Editarea și redactarea contractelor de vânzare-cumpărare.
• Întocmirea ordinelor administrative, ordinelor de vânzare și ordinelor de delegație.
• Primirea vizitatorilor și gestionarea relației cu furnizorii.
• Gestionarea dosarelor companiei la ASP (Agenția Servicii Publice), inclusiv depunerea și ridicarea documentelor, efectuarea modificărilor necesare în datele companiei, actualizări de fondatori, administratori, adrese, împuterniciri, etc.)

Suport logistic și operațional

• Comandarea hamalilor și a transportului local pentru mărfurile companiei.
• Crearea și imprimarea etichetelor termo pentru produsele companiei.
• Transmiterea informațiilor și instrucțiunilor către șoferi atunci când este necesară ridicarea mărfurilor de la furnizori.

Resurse Umane – administrarea personalului

• Întocmirea ordinelor de concediu pentru angajați.
• Eliberarea și înregistrarea cererilor de concediu.
• Menținerea evidenței concediilor.
• Gestionarea cărților medicale ale angajaților: programări, urmărirea valabilității, colectarea analizelor și arhivarea documentelor medicale.

Organizare birou și suport intern

• Asigurarea necesarului de consumabile și gestionarea stocurilor pentru birou și depozit.
• Suport administrativ pentru departamentele interne.

Securitate și sănătate în muncă (SSM)

• Responsabilitatea pentru Securitatea Muncii în cadrul companiei.
• Menținerea tuturor actelor, fișelor și procedurilor SSM în ordine și actualizate.
• Colaborarea cu organismele relevante când este necesar.