Общая цель должности

Обеспечение эффективной работы офиса посредством координации административной деятельности, управления документацией, поддержки команды, организации оперативных процессов в офисе и соблюдения законодательных требований в области охраны труда

Основные обязанности и функции

Администрирование и документы

• Управление внутренней и внешней корреспонденцией (e-mail, письма, телефонные звонки).
• Ежедневное ведение и обновление календаря мероприятий.
• Организация и систематизация документов компании.
• Координация документооборота (договоров).
• Редактирование и составление договоров купли-продажи.
• Оформление административных приказов, приказов на продажу и приказов о командировках.
• Прием посетителей и управление взаимоотношениями с поставщиками.
• Ведение досье компании в ASP (Agenția Servicii Publice), включая подачу и получение документов, внесение необходимых изменений в данные компании, обновление сведений об учредителях, администраторах, адресах, доверенностях и т. д.

Логистическая и операционная поддержка

• Заказ грузчиков и местного транспорта для товаров компании.
• Создание и печать термоэтикеток для продукции компании.
• Передача информации и инструкций водителям при необходимости забора товаров у поставщиков.

HR – кадровое администрирование

• Оформление приказов на отпуск для сотрудников.
• Выдача и регистрация заявлений на отпуск.
• Ведение учета отпусков.
• Ведение медицинских книжек сотрудников: запись на обследования, контроль сроков действия, сбор анализов и архивирование медицинских документов.

Организация офиса и внутренняя поддержка

• Обеспечение офисными расходными материалами и управление запасами для офиса и склада.
• Административная поддержка внутренних подразделений.

Охрана труда и техника безопасности (SSM)

• Ответственность за охрану труда в компании.
• Поддержание всех документов, форм и процедур SSM в порядке и в актуальном состоянии.
• Взаимодействие с профильными органами при необходимости.