Manager oficiu
Responsabilități:
1. Gestionarea activităților administrative:
• Organizarea și gestionarea programelor și a calendarului departamentului de vânzări.
• Asigurarea aprovizionării cu consumabile de birou și alte resurse necesare.
• Gestionarea corespondenței și a comunicării interne și externe (e-mailuri, telefoane, scrisori etc.).
• Pregătirea și actualizarea documentelor, rapoartelor și prezentărilor solicitate de echipa de vânzări.
2. Suport administrativ:
• Asistarea managerului de vânzări și a echipei de vânzări în sarcinile administrative zilnice.
• Întocmirea și gestionarea documentelor și a rapoartelor specifice departamentului de vânzări.
• Monitorizarea și actualizarea bazelor de date, sistemelor de gestionare a clienților și a altor instrumente de lucru specifice.
3. Analiza performanțelor:
• Utilizarea software-urilor specifice, inclusiv Qlik și Visit Basis, pentru analiza datelor și raportarea performanțelor echipei de vânzări și merchandising.
• Colectarea și analiza datelor referitoare la vânzări, acoperirea pieței și alte KPI-uri relevante.
• Elaborarea rapoartelor și prezentărilor cu privire la performanțele echipei și identificarea oportunităților de îmbunătățire.
4. Gestionarea promoțiilor și compensărilor:
• Monitorizarea și gestionarea actelor referitoare la promoții și compensări de reduceri promoționale și disconturi.
• Asigurarea respectării condițiilor promoțiilor și a cerințelor furnizorilor și clienților.
• Colaborarea cu departamentul de marketing pentru implementarea promoțiilor și actualizarea materialelor promoționale.
• Întocmirea rapoartelor și a documentelor de compensare pentru clienți și furnizori, respectând termenele și cerințele contractuale.
5. Coordonarea întâlnirilor și a evenimentelor:
• Organizarea și programarea întâlnirilor, conferințelor și evenimentelor interne și externe ale departamentului de vânzări.
• Asigurarea logistică a acestor întâlniri și evenimente, inclusiv rezervarea spațiilor, pregătirea materialelor și facilitarea participării membrilor echipei.
6. Coordonarea fluxului de informații:
• Asigurarea unui flux eficient de informații și comunicare între membrii echipei de vânzări și alte departamente din companie.
• Gestionarea și distribuirea corespunzătoare a informațiilor și documentelor relevante către membrii echipei de vânzări și alte părți interesate.
7. Raportare și analiză:
• Asistență în întocmirea rapoartelor de vânzări, analiza datelor și elaborarea prezentărilor pentru conducerea superioară.
• Monitorizarea și raportarea performanțelor echipei de vânzări și a altor indicatori relevanți către managerul de vânzări.
8. Gestionarea relațiilor cu clienții și furnizorii:
• Menținerea și dezvoltarea relațiilor cu clienții și furnizorii, asigurându-se că necesitățile și cerințele acestora sunt înțelese și îndeplinite.
• Negocierea și încheierea contractelor cu furnizorii, precum și gestionarea corespunzătoare a documentelor contractuale.
