Мы ищем исключительно организованного(ую), проактивного(ую) и надежного(ую) Исполнительного и личного ассистента, который(ая) будет поддерживать CEO как в рабочих, так и в личных вопросах.

Это не классическая роль ассистента. Человек на этой позиции будет обеспечивать, чтобы всё работало гладко — и в работе, и в повседневной жизни. В один день это может быть организация деловой поездки; в другой — координация подрядчиков для домашнего проекта или поиск идеального подарка на день рождения.

Эта роль идеально подходит тому, кто действительно любит организовывать, планировать, искать информацию, решать проблемы и облегчать жизнь другим. Правильный кандидат не ждёт, пока ему скажут, что делать — он(а) естественно думает: «Я возьму это на себя», «Я уже всё запланировал(а)», «Вот три лучших варианта» и «Готово».

Обязанности

• Фильтровать входящие сообщения CEO и выделять только письма, требующие личного внимания.
• Составлять черновики писем, готовить ответы, презентации, отчёты и деловые документы.
• Вести календарь CEO: планировать встречи, готовить повестки, фиксировать договорённости и отправлять резюме с задачами (action items).
• Контролировать выполнение задач, незакрытые кейсы, сроки проектов, взаимодействие с партнёрами и внутренними командами до полного завершения.
• Вести личный календарь, записи, поручения и ежедневные личные задачи.
• Бронировать рестораны, отели, авиабилеты, транспорт и формировать полный маршрут поездок.
• Организовывать обслуживание автомобиля, продление страховок, регистрации, техническое обслуживание и местные поручения при необходимости.
• Записывать на медицинские, стоматологические, уходовые и другие личные процедуры.
• Заказывать продукты, товары для дома, подарки и другие необходимые вещи.
• Оплачивать счета, координировать регулярные сервисы, доставки, возвраты посылок и забор заказов.
• Находить и координировать клинеров, подрядчиков, садовников, мастеров и других поставщиков услуг.
• Организовывать домашние ремонты, обслуживание и личные проекты — от планирования до реализации.
• Проводить исследования по продуктам, поставщикам и услугам и чётко представлять лучшие варианты.

Требования

• Отличные организационные навыки и исключительное внимание к деталям.
• Свободное владение английским и румынским языками; русский будет преимуществом.
• Сильные навыки письменной и устной коммуникации.
• Умение работать в режиме многозадачности, правильно расставлять приоритеты и управлять множеством процессов одновременно.
• Высокий уровень тактичности, конфиденциальности и профессионализма.
• Отличные навыки поиска информации, решения проблем и доведения задач до результата.
• Проактивное мышление: умение предугадывать потребности и решать вопросы до того, как они станут проблемой.
• Действующие водительские права и готовность выполнять местные поручения при необходимости.
• Комфорт в координации с внешними поставщиками услуг, вендорами, партнёрами и внутренними командами.

Мы предлагаем

• Непосредственную работу с CEO в доверенной роли с высоким влиянием на результат.
• Разнообразные задачи на стыке бизнес- и личной организации.
• Возможность брать ответственность, решать реальные задачи и продвигать ключевые приоритеты.
• Практическую, прикладную роль для тех, кто любит планировать, организовывать и реализовывать.