Asistentul Programe sprijină echipa Fundației Moldcell în implementarea programelor și proiectelor, asigurând gestionarea corectă a documentelor, monitorizarea activităților și suportul logistic necesar pentru buna desfășurare a acestora. Rolul implică colaborare constantă cu echipa internă, parteneri și furnizori, precum și contribuție la comunicarea proiectelor fundației.

Responsabilități principale:

Gestionarea documentelor și evidențelor

• Pregătește, organizează și arhivează documentele aferente proiectelor și programelor (rapoarte narative, planuri de activitate, contracte, documente financiare de suport).
• Menține evidența actualizată a documentelor și registrelor interne.
• Elaborează rapoarte lunare privind activitățile desfășurate și documentele procesate.
• Completează formularele de raportare și asigură transmiterea acestora în termenele stabilite.

Suport în implementarea programelor

• Asistă echipa în planificarea și urmărirea activităților conform planurilor de acțiuni.
• Monitorizează progresul activităților și semnalează întârzieri sau neconformități.
• Participă la întâlnirile de lucru și redactează minutele.
• Contribuie la pregătirea materialelor pentru parteneri, beneficiari și finanțatori.

Organizarea de evenimente și activități

• Asigură suport logistic pentru training-uri, seminare și alte activități (rezervări, coordonare furnizori, materiale).
• Menține comunicarea cu participanții și furnizorii implicați.
• Gestionează documentația post-eveniment (liste participanți, rapoarte, feedback, materiale foto).

Comunicare și social media

• Contribuie la crearea și publicarea conținutului pentru paginile de social media ale Fundației Moldcell.
• Asigură comunicarea clară și atractivă a activităților și proiectelor fundației.

Suport financiar și administrativ

• Sprijină colectarea și verificarea documentelor financiare (facturi, acte, cereri de plată).
• Asistă la pregătirea dosarelor pentru audit și raportare financiară.
• Respectă cerințele de acuratețe și conformitate în gestionarea documentelor.

Calificări și competențe

Studii și experiență

• Studii superioare finalizate
• Minimum 1–2 ani experiență în administrarea de proiecte, suport organizațional sau domenii similare

Competențe tehnice

• Abilități solide de redactare și editare în limba română și engleză
• Cunoștințe bune de Microsoft Office și Google Workspace (în special Excel/Google Sheets – liste, tracking, rapoarte)
• Experiență în utilizarea instrumentelor de colaborare (Teams, Zoom etc.)
• Experiență de bază în creare de conținut pentru social media
• Înțelegerea de bază a documentelor financiare și a proceselor de raportare

Competențe interpersonale

• Capacitate de organizare și prioritizare a unui volum mare de activități
• Atenție ridicată la detalii și respectarea termenelor
• Abilități de comunicare și coordonare cu echipa, furnizori și parteneri
• Inițiativă în identificarea problemelor și propunerea de soluții
• Atitudine deschisă, flexibilitate și dorință de dezvoltare

Limbi

• Română – fluent
• Engleză – nivel avansat
• Rusă – nivel conversațional și scris constituie un avantaj