Квалификация и профессиональный опыт

• Высшее образование в области бухгалтерского учета, банковского дела, финансов, административного и финансового управления со специализацией в управленческом контроле или аудите;
• Не менее 7 лет опыта в бухгалтерском учете, административном и финансовом управлении гуманитарными или проектами в сфере развития;
• Профессиональный опыт не менее 2 лет в реализации проектов технической помощи или проектов по укреплению институционального потенциала по вопросам развития и управления является преимуществом;
• Опыт управления командой;
• Опыт управления международными проектами и знание требований к публичному финансированию и правил институциональных доноров (Европейский союз).

Навыки:

• Глубокие знания различных ролей и задач подразделения поддерживающих функций и очень хорошее знание связанных циклов: финансы, контракты, логистика, администрирование, HR, аудит, внутренний контроль, юридические вопросы;
• Отличное владение офисными инструментами, особенно Excel и Word. Владение бухгалтерским ПО приветствуется;
• Уверенное владение проектным управлением (проектный цикл, финансовые и юридические правила, технический, административный и финансовый мониторинг);
• Организационные навыки: самостоятельность, тщательность и методичность, чувство ответственности;
• Коммуникативные навыки: дипломатичность и умение взаимодействовать с частными и государственными, местными и международными партнерами;
• Умение работать в команде;
• Аналитические навыки и навыки подготовки текстов/отчетов;
• Владение румынским и английским языками; свободное владение французским является преимуществом;
• Способность эффективно работать в мультикультурной/многонациональной среде;
• Опыт управления контрактами, финансируемыми донорами, и подготовки финансовой отчетности является преимуществом.

Условия работы:

• Начало работы: июнь/июль 2026, на один или два года, с возможностью продления на срок проекта (3 года);
• Документы для подачи: резюме и сопроводительное письмо (максимум 2 страницы), направленные на [показать e-mail]cassandra.thermildor@expertisefrance.fr с указанием в теме письма "2026/AAFM/15396"
• Тип вакансии: Field staff jobs
• Тип контракта: срочный контракт (wage portage)
• Сферы деятельности: административное и бухгалтерское управление
• Крайний срок: 2026/05/19 17:00
• Длительность: 12 mois

Обязанности:

Административный и финансовый менеджер (RAF) будет отвечать за координацию различных поддерживающих функций общего офиса Expertise France, расположенного в Кишиневе (Молдова), а также за его управление в тесном взаимодействии с заместителем руководителя проекта Anticorr Project и штаб-квартирой (в Париже).

В частности, административный и финансовый менеджер будет отвечать за:

Управление и мониторинг контрактов общего офиса (BM):

• Осуществлять закупки и мониторинг рамочных контрактов BM (аренда, вода, электроэнергия, такси/транспорт; телефония; сторонний работодатель, страхование и т. д.);
• Осуществлять закупки материалов/оборудования (мебель, IT и т. д.) и расходных материалов общего офиса (BM);
• Обеспечивать финансовый мониторинг общих расходов (внесение данных и ведение журнала расходов, перераспределение расходов штаб-квартиры и сопутствующих затрат; подготовка ежемесячных финансовых exercices; возврат НДС; обновление ключей распределения);
• Обеспечивать согласованность, гармонизацию и унификацию административных, финансовых и логистических практик между различными проектами, размещенными в общем офисе;
• Обеспечивать арбитраж и приоритизацию запросов проектных команд по поддерживающим функциям в логике оптимизации ресурсов;
• Обеспечивать управление банковским счетом и отношения с местным банком (во взаимодействии с бухгалтерско-финансовым отделом в Париже).

Административное, финансовое и бюджетное управление:

• Разработать руководство по административным и финансовым процедурам;
• Разрабатывать и обновлять инструменты управления (включая настройку инструмента финансового мониторинга);
• Содействовать обновлению и контролю ежемесячного финансового мониторинга проектов (курировать контроль расходов и бюджетов проектов, мониторинг авансов, аналитические корректировки и т. д.);
• Отслеживать освоение бюджета проекта;
• Обеспечивать соблюдение финансовых правил Expertise France и регламентов донорского финансирования в соответствии с национальным законодательством и внутренними политиками;
• Готовить шаблоны, выполнять внутренний и внешний, промежуточный и итоговый финансовый мониторинг и отчеты (и контроль со стороны CFO headquarters) в соответствии с контрактными обязательствами и внутренними руководящими документами;
• Проводить ежемесячные, полугодовые и годовые бюджетные упражнения совместно с проектными командами (первоначальный бюджет, пересмотренный бюджет и бюджетные прогнозы, закрытия учета, ежемесячные и годовые финансовые exercices, обзор проекта и закрытие, представляемые после валидации административным и финансовым координатором штаб-квартиры);
• Формировать BAF (invoices to be invoiced) и обеспечивать мониторинг поступлений;
• Обеспечивать надлежащее проведение аудитов (планирование, контракт на закупку, подготовка технического задания и т. д.);
• Обеспечивать финансовое закрытие проектов (годовое и полугодовое);
• Поддерживать команды в бюджетировании будущих проектов, перераспределении бюджета или подготовке поправок о продлении без дополнительного финансирования (NCEs), а также в проведении внутреннего анализа рентабельности (ARI);
• Участвовать в операционных и финансовых совещаниях по управлению проектами и обеспечивать подготовку внутренних отчетов на ежемесячной основе для руководителей проектов;
• Обеспечивать своевременные платежи поставщикам, подрядчикам и заинтересованным сторонам.

Контроль платежей и управления денежными потоками:

• Обеспечивать внедрение платежных процедур и надлежащих бухгалтерских практик;
• Проверять согласованность бухгалтерских данных (наименования, бухгалтерские коды, аналитические коды, курсы валют и т. д.);
• Курировать управление снабжением (во взаимодействии с бухгалтерским отделом);
• Контролировать проверку и архивирование бухгалтерских документов и подтверждающих документов;
• Валидировать документы по ежемесячному, квартальному и годовому закрытию учета; передавать бухгалтерский файл в финансовый отдел;
• Двойная подпись платежного поручения.

Государственные закупки:

• Обновлять план заключения контрактов (PPC) по каждому проекту совместно с проектными командами;
• Готовить тендерную документацию, инициировать процедуры и контролировать их ход в соответствии с положениями French Public Procurement Code (во взаимодействии с юридическим отделом и комиссией по присуждению контрактов);
• Обеспечивать контроль публикаций в Official Journal в соответствии с утвержденной процедурой;
• Участвовать в процессе отбора поставщиков услуг и присуждения контрактов совместно с проектными командами;
• Готовить положения о различных комитетах по оценке заявок и присуждению контрактов (роль и список членов) и своевременно организовывать их работу;
• Обеспечивать секретариат комитетов и составлять протоколы по оценке заявок и присуждению контрактов;
• Контролировать исполнение заключенных контрактов.

Управление командой (во взаимодействии с заместителем руководителя проекта):

• Обеспечивать руководство, управление и распределение нагрузки между различными подразделениями (Accounting and Logistics);
• Организовывать жизнедеятельность проектного офиса: управление инвентарем и приобретение оборудования, программного обеспечения, канцелярских принадлежностей и т. д.;
• Контролировать и проверять соблюдение административных, финансовых и HR правил и процедур;
• Быть контактным лицом для umbrella company по местным сотрудникам (направление и контроль заказов на закупку, валидация payroll file, контроль отпусков совместно с руководителями проектов, обеспечение формирования и архивирования личных дел, контроль миграционных процедур для экспатриантов, ...)
• Совместно с руководителями команд соответствующих проектов обеспечивать соответствие ресурсов потребностям; при необходимости вносить изменения в организационную структуру по согласованию со штаб-квартирой и соответствующими проектами;
• Внедрять необходимые процедуры и инструменты для контроля работы сотрудников;
• Поддерживать развитие компетенций членов команды, в частности через обучение внутренним процедурам агентства, в тесном взаимодействии с соответствующими подразделениями;
• Содействовать подготовке ежегодных оценок эффективности и устанавливать индивидуальные цели для сотрудников, находящихся в его/ее прямом подчинении;
• Обеспечивать актуализацию методологических документов.