Общая цель должности:
Обеспечение эффективной работы офиса путем координации административной деятельности, управления документами, поддержки команды и организации оперативных процессов в офисе, а также соблюдения требований законодательства в области охраны труда.

Условия работы:

• Работа в офисе
• График работы 9:00–17:00 (понедельник–пятница), с обеденным перерывом                    

Обязанности:

Администрирование и документооборот

• Управление внутренней и внешней корреспонденцией (e-mail, письма, телефонные звонки).
• Ежедневное ведение и обновление календаря задач/мероприятий.
• Организация документации компании.
• Координация документооборота (контракты).
• Редактирование и составление договоров купли-продажи.
• Оформление административных приказов, приказов на продажу и приказов о командировке.
• Встреча посетителей и взаимодействие с поставщиками.
• Сканирование сертификатов на импортируемые товары и передача их в соответствующие подразделения.
• Составление актов приема-передачи на товары, поступившие на склад.
• Ведение дел компании в ASP (Agenția Servicii Publice), включая подачу и получение документов, внесение необходимых изменений в данные компании, обновление сведений об учредителях, администраторах, адресах, доверенностях и т. д.).

Логистическая и операционная поддержка

• Заказ грузчиков и местного транспорта для перевозки товаров компании.
• Создание и печать термоэтикеток для продукции компании.
• Передача информации и инструкций водителям при необходимости забора товара у поставщиков.
  

HR — кадровое администрирование

• Оформление приказов на отпуск для сотрудников.
• Выдача и регистрация заявлений на отпуск.
• Ведение учета отпусков.
• Ведение медицинских книжек сотрудников: запись на осмотры, контроль сроков действия, сбор анализов и архивирование медицинских документов.
  

Организация офиса и внутренняя поддержка

• Обеспечение офиса и склада расходными материалами и управление запасами.
• Административная поддержка внутренних подразделений.

Охрана труда (SSM)

• Ответственность за охрану труда в компании.
• Поддержание в порядке и в актуальном состоянии всех документов, инструктажей и процедур по SSM.
• Взаимодействие с профильными органами при необходимости.